Stravné krok za krokem: Kompletní průvodce správným výpočtem

Základní sazby tuzemského stravného

Tuzemské stravné představuje důležitou součást pracovních cest a jeho správný výpočet je klíčový pro zaměstnance i zaměstnavatele. Pro rok 2024 byly stanoveny tři základní sazby stravného pro tuzemské pracovní cesty. Tyto sazby se odvíjí od délky trvání pracovní cesty a jsou odstupňovány následujícím způsobem. Pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši 129 Kč, při délce pracovní cesty nad 12 hodin až do 18 hodin činí výše stravného 196 Kč, a pokud pracovní cesta přesáhne 18 hodin, zaměstnanci náleží částka 307 Kč.

Při výpočtu stravného je nutné zohlednit několik důležitých faktorů. Především se jedná o případné krácení stravného v situaci, kdy bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo. V takovém případě se základní sazba stravného snižuje za každé bezplatně poskytnuté jídlo. U pracovních cest trvajících 5 až 12 hodin se stravné krátí o 70% za poskytnuté hlavní jídlo. Pro cesty v délce 12 až 18 hodin se aplikuje krácení ve výši 35% za každé bezplatné jídlo, a u cest nad 18 hodin se stravné snižuje o 25% za každé poskytnuté jídlo.

Zaměstnavatel může svým zaměstnancům poskytnout i vyšší sazby stravného, než jsou zákonem stanovené minimální částky. Horní hranice není limitována, ale je důležité pamětat na to, že případný rozdíl mezi zákonnou sazbou a vyšší poskytnutou částkou podléhá zdanění a vstupuje do vyměřovacího základu pro odvod pojistného. Zaměstnavatel může vyšší sazby stravného stanovit ve vnitřním předpisu nebo je sjednat v kolektivní smlouvě.

Pro správný výpočet stravného je zásadní přesná evidence času začátku a konce pracovní cesty. Rozhodující je vždy doba trvání pracovní cesty v celých hodinách, přičemž se započítává každá započatá hodina. Pokud pracovní cesta zasahuje do dvou kalendářních dnů, posuzuje se pro účely stravného jako jedna celistvá doba trvání pracovní cesty.

V případě souběhu více pracovních cest v jednom dni se doba trvání jednotlivých cest sčítá a stravné se vypočítává z celkového součtu hodin. Zaměstnavatel musí také zohlednit případy, kdy zaměstnanec použije během pracovní cesty soukromé vozidlo. V takovém případě má nárok nejen na stravné, ale i na náhradu jízdních výdajů ve formě základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

Správné určení výše stravného je důležité i z pohledu daňové uznatelnosti těchto nákladů. Pokud zaměstnavatel poskytuje stravné v zákonné výši, jsou tyto výdaje daňově uznatelným nákladem v plné výši. Při poskytování vyššího stravného je část převyšující zákonný limit daňově neuznatelným nákladem.

Krácení stravného při poskytnutí jídla

Při výpočtu tuzemského i zahraničního stravného je nutné zohlednit poskytnutá jídla během pracovní cesty. Zaměstnavatel má povinnost krátit stravné v případě, že zaměstnanci bylo poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Krácení se provádí za každé bezplatně poskytnuté jídlo, přičemž výše krácení závisí na délce pracovní cesty a druhu poskytnutého jídla.

Pro tuzemské pracovní cesty platí následující pravidla krácení: za každé poskytnuté jídlo se stravné krátí o hodnotu procenta ze stanovené výše stravného. U pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin se stravné krátí o 70 % za každé jídlo. Při pracovní cestě v délce 12 až 18 hodin se aplikuje krácení ve výši 35 % za každé poskytnuté jídlo. U cest nad 18 hodin se stravné snižuje o 25 % za každé jídlo.

Zaměstnavatel musí věnovat pozornost tomu, že krácení se vztahuje pouze na hlavní jídla. Za ty se považuje snídaně, oběd a večeře. Drobné občerstvení, jako jsou chlebíčky na jednání nebo káva s dezertem, se do krácení stravného nezapočítávají. Je důležité také zmínit, že pokud si zaměstnanec jídlo hradí sám, ke krácení stravného nedochází. Krácení se uplatňuje pouze v případě, že jídlo bylo poskytnuto bezplatně.

V praxi často nastávají situace, kdy je jídlo součástí ubytování, například snídaně v hotelu. I v tomto případě se jedná o bezplatně poskytnuté jídlo a stravné musí být odpovídajícím způsobem kráceno. Zaměstnavatel může ve vnitřní směrnici nebo v podmínkách pracovní cesty stanovit i vyšší procenta krácení, než jsou zákonem stanovená minima. Nemůže však určit procenta nižší.

Při zahraničních pracovních cestách se uplatňují obdobná pravidla krácení, avšak s jinými procenty. Zahraniční stravné se krátí za každé poskytnuté jídlo o 25 % při cestě trvající déle než 12 hodin. U cest v rozmezí 6 až 12 hodin se aplikuje krácení ve výši 35 % za každé jídlo, a při cestě do 6 hodin se krátí o 70 % za každé poskytnuté jídlo.

Je nezbytné, aby zaměstnavatel vedl přesnou evidenci poskytnutých jídel během pracovní cesty. Zaměstnanec má povinnost v cestovním příkazu uvést všechna bezplatně poskytnutá jídla. Pokud by zaměstnanec tuto skutečnost zamlčel, jednalo by se o neoprávněné čerpání cestovních náhrad. V případě nejasností ohledně charakteru poskytnutého jídla je vhodné situaci konzultovat s účetním oddělením nebo odpovědnou osobou, která má na starosti zpracování cestovních náhrad.

Výpočet stravného je jako řešení matematické rovnice - musíte znát všechny proměnné, abyste došli ke správnému výsledku. Čas strávený na cestě, destinace a doba trvání jsou klíčové faktory, které určují konečnou částku.

Radmila Nováčková

Časová pásma pro výpočet stravného

Pro správný výpočet tuzemského stravného je naprosto zásadní správně určit délku pracovní cesty. Časová pásma pro výpočet stravného jsou rozdělena do tří základních kategorií, které určují výši nároku na stravné. Zaměstnavatel musí při výpočtu stravného vždy zohlednit přesnou dobu trvání pracovní cesty, přičemž se započítává každá započatá hodina.

Doba trvání pracovní cesty	Výše stravného 2024
5 až 12 hodin	129 Kč
12 až 18 hodin	196 Kč
nad 18 hodin	307 Kč

První časové pásmo zahrnuje pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin. V tomto případě má zaměstnanec nárok na stravné ve výši stanovené aktuální vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Toto pásmo je nejčastěji využíváno při běžných jednodenních služebních cestách, kdy zaměstnanec vyjíždí ráno a vrací se odpoledne či večer téhož dne.

Druhé časové pásmo se vztahuje na pracovní cesty v délce 12 až 18 hodin. Při této délce pracovní cesty vzniká zaměstnanci nárok na vyšší částku stravného. Toto pásmo často pokrývá situace, kdy zaměstnanec vyráží na pracovní cestu velmi brzy ráno a vrací se pozdě večer, případně když pracovní cesta zasahuje do dvou kalendářních dnů.

Třetí časové pásmo se týká pracovních cest delších než 18 hodin, kdy zaměstnanci přísluší nejvyšší sazba stravného. Toto pásmo se typicky uplatňuje při vícedenních pracovních cestách, kdy zaměstnanec musí v místě výkonu práce přenocovat.

Je důležité si uvědomit, že při výpočtu délky pracovní cesty se započítává doba od okamžiku odjezdu dopravního prostředku z místa pravidelného pracoviště až do okamžiku návratu. V případě použití hromadné dopravy se započítává i přiměřená doba před odjezdem a po příjezdu dopravního prostředku. Zaměstnavatel může ve vnitřní směrnici nebo v pracovní smlouvě stanovit, že místem nástupu na pracovní cestu může být i bydliště zaměstnance.

Při krácení stravného je nutné zohlednit poskytnutá bezplatná jídla. Za každé bezplatně poskytnuté jídlo se stravné krátí o hodnotu stanovenou vyhláškou, přičemž míra krácení závisí na délce pracovní cesty a počtu poskytnutých jídel. U snídaně se obvykle krátí o 25 %, u oběda a večeře o 35 % z celkové výše stravného.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může stanovit vyšší sazby stravného, než jsou minimální hodnoty dané vyhláškou, musí však respektovat maximální limity stanovené pro státní sféru. Naopak snížit sazby pod zákonné minimum není možné. Ve státní sféře jsou sazby stravného pevně dané a nelze je měnit. Správné určení časového pásma a následný výpočet stravného je klíčový pro dodržení zákonných povinností zaměstnavatele a zajištění spravedlivé kompenzace výdajů zaměstnance během pracovní cesty.

Zahraniční stravné a kurzy měn

Pro výpočet zahraničního stravného je klíčové správně určit kurz měny, ve které bude stravné vypláceno. Ministerstvo financí stanovuje každoročně základní sazby zahraničního stravného v cizí měně, přičemž tyto sazby jsou uvedeny ve vyhlášce o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného. Při samotném výpočtu je nutné zohlednit aktuální kurz České národní banky platný v den vyúčtování pracovní cesty.

Zaměstnavatel může pro určení kurzu použít kurz ČNB vyhlášený v den vyplacení zálohy na pracovní cestu, pokud byla záloha poskytnuta. V případě, že zaměstnanec zálohu neobdržel, použije se pro přepočet kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu. Zaměstnavatel má také možnost využít pevný kurz stanovený vnitřní směrnicí, pokud jej má takto upravený.

Pro správný výpočet zahraničního stravného je zásadní přesně určit dobu strávenou v jednotlivých zemích. Pokud zaměstnanec během jedné pracovní cesty navštíví více států, náleží mu stravné za každou zemi podle času stráveného v dané zemi. Přitom se započítává každá započatá hodina v zahraničí, která trvá alespoň 15 minut.

Výše zahraničního stravného se krátí v případě, že je zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty bezplatné jídlo. Krácení probíhá následovně: za poskytnutou snídani o 25 %, za oběd o 35 % a za večeři o 35 % ze základní sazby zahraničního stravného. Toto krácení se uplatňuje i v případě, že je strava součástí ubytování nebo je poskytnuta v rámci pracovního jednání.

Zaměstnavatel musí při výpočtu zohlednit také časové pásmo země, do které zaměstnanec cestuje. Pro určení nároku na stravné je rozhodující místní čas v zemi, kde se zaměstnanec v danou dobu nachází. To může být důležité zejména při letech přes více časových pásem nebo při cestách na vzdálené kontinenty.

V praxi je důležité vést přesnou evidenci času překročení hranic jednotlivých států, včetně přesného času odletu a příletu při letecké přepravě. Tyto údaje jsou klíčové pro správný výpočet zahraničního stravného. Zaměstnavatel by měl mít vypracovaný interní systém pro sledování těchto údajů, aby bylo možné správně určit výši stravného pro každou část zahraniční pracovní cesty.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i vyšší než stanovené základní sazby zahraničního stravného, maximálně však do výše základní sazby zvýšené o 40 %. Toto navýšení musí být předem stanoveno a mělo by být upraveno ve vnitřních předpisech organizace. Při výpočtu je také nutné zohlednit případné kapesné, které může být poskytnuto až do výše 40 % zahraničního stravného.

Nárok na stravné při pracovní cestě

Zaměstnanec má ze zákona nárok na stravné při pracovní cestě, přičemž jeho výše se odvíjí od délky trvání pracovní cesty. Pro rok 2024 platí následující minimální sazby stravného pro podnikatelskou sféru: při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci 129 Kč, při době 12 až 18 hodin je to 196 Kč a při době nad 18 hodin činí stravné 307 Kč. Ve státní sféře jsou tyto částky mírně odlišné a jsou stanoveny jako pevné sazby.

Při výpočtu stravného je nutné zohlednit několik důležitých faktorů. Především se jedná o přesnou dobu trvání pracovní cesty, která se počítá od okamžiku odjezdu z místa pravidelného pracoviště až do návratu. Pokud je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispívá, krátí se mu stravné za každé bezplatné jídlo. U pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin se stravné krátí o 70 % za každé jídlo, při době 12 až 18 hodin o 35 % a při době nad 18 hodin o 25 % za každé bezplatné jídlo.

Zaměstnavatel může ve vnitřní směrnici nebo v pracovní smlouvě stanovit vyšší sazby stravného, než jsou zákonné minimální částky. Toto navýšení není nijak limitováno, musí však být stanoveno předem a transparentně. Zaměstnavatel nemůže stravné snížit pod zákonné minimum ani ho zcela odebrat, jelikož se jedná o nárokovou složku cestovních náhrad.

Pro správný výpočet stravného je nezbytné vést přesnou evidenci pracovních cest. V cestovním příkazu musí být uvedeny všechny relevantní údaje - datum a čas odjezdu, příjezdu, místo jednání, účel cesty a také informace o případném bezplatném poskytnutí jídla. Na základě těchto údajů se následně vypočítá konkrétní výše stravného. Zaměstnavatel je povinen vyplatit stravné nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce po měsíci, ve kterém byla pracovní cesta vykonána.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat zahraničním pracovním cestám, kde se stravné řídí jinými sazbami stanovenými Ministerstvem financí pro jednotlivé země. Při zahraničních cestách se navíc rozlišuje doba strávená na území České republiky a v zahraničí, přičemž nárok na tuzemské stravné vzniká pouze při splnění minimální doby 5 hodin strávené v ČR.

V případě, že pracovní cesta zasahuje do dvou nebo více kalendářních dnů, posuzuje se pro účely stravného každý den samostatně. To znamená, že se doba pracovní cesty rozdělí podle jednotlivých kalendářních dnů a stravné se vypočítá za každý den zvlášť. Tento postup zajišťuje spravedlivé ohodnocení zaměstnance i v případě vícedenních pracovních cest.

Výpočet stravného při vícedenní služební cestě

Při vícedenních služebních cestách je výpočet stravného poněkud složitější než u jednodenních cest. Zaměstnavatel musí zohlednit každý den služební cesty samostatně a správně určit výši stravného podle délky trvání pracovní cesty v jednotlivých dnech. Pro první a poslední den vícedenní služební cesty se stravné počítá podle skutečné délky trvání pracovní cesty v daném dni. Pro ostatní dny, tedy ty mezi prvním a posledním dnem, náleží zaměstnanci stravné v plné výši, jelikož pracovní cesta trvá více než 18 hodin.

Při výpočtu je nutné vzít v úvahu také bezplatně poskytnutá jídla, která zaměstnanec během služební cesty obdrží. Za každé bezplatně poskytnuté jídlo se krátí příslušná část stravného. Snídaně představuje 25 % stravného, oběd 40 % a večeře 35 % z celkové částky. Pokud tedy zaměstnanec dostane během služební cesty například snídani v hotelu zdarma, náleží mu pouze 75 % původní výše stravného za daný den.

Zaměstnavatel může ve vnitřní směrnici nebo individuálně před pracovní cestou stanovit vyšší stravné, než jsou zákonné sazby, nesmí však překročit maximální limity stanovené vyhláškou. Při cestách do zahraničí se první den počítá od okamžiku překročení hranice České republiky a poslední den do okamžiku překročení hranice zpět. V případě letecké přepravy se za čas překročení hranice považuje čas odletu z České republiky a čas příletu zpět.

Pro správný výpočet stravného je nezbytné vést přesnou evidenci časů a míst během služební cesty. Zaměstnanec musí v cestovním příkazu uvést přesné časy odjezdu a příjezdu, včetně případných bezplatně poskytnutých jídel. Zaměstnavatel pak na základě těchto údajů vypočítá konečnou výši stravného. V případě vícedenní zahraniční služební cesty se může stát, že zaměstnanec navštíví více zemí. V takovém případě se stravné počítá vždy podle země, kde zaměstnanec strávil v daném dni nejvíce času.

Při souběhu tuzemského a zahraničního stravného v jednom dni je třeba postupovat podle pravidla, že zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den stravné ve výši a za podmínek stanovených pro kalendářní den, který trvá převážnou část dne. To znamená, že pokud zaměstnanec stráví více než 12 hodin v zahraničí, náleží mu zahraniční stravné, v opačném případě tuzemské. Veškeré výpočty musí být provedeny v souladu s aktuálně platnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, která stanovuje sazby stravného pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty.

Stravné pro podnikatele a zaměstnance

Stravné představuje důležitou součást pracovních cest a jeho správný výpočet je klíčový jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Základní sazby stravného se každoročně upravují vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí a jejich výše se odvíjí od délky pracovní cesty a místa jejího konání. Pro tuzemské pracovní cesty platí jiná pravidla než pro ty zahraniční.

Při výpočtu tuzemského stravného se zohledňuje především časové pásmo pracovní cesty. Pro cesty trvající 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši minimálně 120 Kč, pro cesty od 12 do 18 hodin minimálně 181 Kč a pro cesty nad 18 hodin minimálně 284 Kč. Zaměstnavatel může tyto částky navýšit, nesmí však překročit horní hranici stanovenou zákonem. V případě, že zaměstnanec během pracovní cesty dostane bezplatné jídlo, stravné se krátí o hodnotu 25 % za snídani, 40 % za oběd a 35 % za večeři z celkové denní částky.

Podnikatelé (OSVČ) mají při výpočtu stravného větší volnost. Mohou si uplatnit stravné jako daňově uznatelný výdaj až do výše stanovené pro státní zaměstnance. Pro rok 2024 činí maximální hodnota stravného pro podnikatele při cestě nad 18 hodin částku 284 Kč. Důležité je vést přesnou evidenci pracovních cest včetně časů odjezdu a příjezdu, účelu cesty a použitého dopravního prostředku.

Zaměstnavatelé v soukromém sektoru mohou svým zaměstnancům poskytovat stravné i nad rámec zákonných limitů, musí však počítat s tím, že částka převyšující limit bude podléhat zdanění a odvodům na sociální a zdravotní pojištění. Pro správný výpočet stravného je nezbytné sledovat aktuální sazby a změny v legislativě, které mohou ovlivnit výši náhrad.

Při zahraničních pracovních cestách se stravné počítá v cizí měně a jeho výše se odvíjí od základní sazby stanovené pro jednotlivé země. Výpočet je komplikovanější, protože je nutné zohlednit čas překročení hranice, měnové kurzy a případné bezplatně poskytnuté jídlo. Zahraniční stravné se krátí obdobným způsobem jako tuzemské, tedy o 25 % za snídani, 40 % za oběd a 35 % za večeři.

Pro správné určení výše stravného je také důležité přesně evidovat časy začátku a konce pracovní cesty. Pokud pracovní cesta začíná v jednom dni a končí v jiném, je nutné rozpočítat stravné na jednotlivé dny. V případě více pracovních cest v jednom dni se posuzuje každá cesta samostatně, pokud mezi nimi zaměstnanec vykonával práci v místě pravidelného pracoviště. V opačném případě se doba trvání pracovních cest sčítá.

Zaměstnavatel má povinnost vyplatit zálohu na pracovní cestu předem, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak. Po skončení pracovní cesty musí zaměstnanec předložit všechny potřebné doklady a vyúčtování do deseti pracovních dnů, není-li dohodnuto jinak. Zaměstnavatel má poté povinnost provést vyúčtování pracovní cesty a uspokojit práva zaměstnance do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů.

Daňová uznatelnost stravného

Při výpočtu stravného je důležité vzít v úvahu nejen samotnou výši náhrad, ale také jejich daňovou uznatelnost. Zaměstnavatel může poskytovat stravné v různých výších, nicméně z pohledu daňové uznatelnosti jsou stanoveny určité limity. Pro rok 2024 jsou daňově uznatelné částky stravného stanoveny v závislosti na délce pracovní cesty. U tuzemských pracovních cest je daňově uznatelné stravné v plné výši při respektování minimálních a maximálních limitů stanovených vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Základním předpokladem pro daňovou uznatelnost je správné určení doby trvání pracovní cesty. Pro pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin je daňově uznatelná částka do výše 129 Kč, pro pracovní cesty v délce 12 až 18 hodin je limit stanoven na 196 Kč a pro cesty nad 18 hodin činí maximální daňově uznatelná částka 307 Kč. Pokud zaměstnavatel poskytne stravné ve vyšší částce, rozdíl mezi poskytnutou částkou a zákonným limitem je na straně zaměstnance zdanitelným příjmem a vstupuje do vyměřovacího základu pro odvod pojistného.

V případě zahraničních pracovních cest se daňová uznatelnost stravného řídí základní sazbou zahraničního stravného vyhlášenou pro příslušnou zemi. Zaměstnavatel může poskytnout zahraniční stravné až do výše základní sazby, přičemž tato částka je plně daňově uznatelným nákladem. Při krácení zahraničního stravného z důvodu poskytnutí bezplatného jídla se daňová uznatelnost poměrně snižuje.

Pro správné posouzení daňové uznatelnosti je nezbytné vést přesnou evidenci pracovních cest včetně časových údajů a poskytnutého bezplatného stravování. Zaměstnavatel musí být schopen prokázat oprávněnost vyplacených částek stravného a jejich souvislost s ekonomickou činností. Dokumentace musí obsahovat všechny náležitosti stanovené zákoníkem práce a souvisejícími předpisy.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat situacím, kdy dochází ke krácení stravného. Pokud je zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty bezplatné jídlo, snižuje se příslušná sazba stravného za každé bezplatné jídlo o hodnotu stanovenou vyhláškou. Toto krácení má přímý vliv na daňovou uznatelnost, protože se vychází z již zkrácené částky stravného. Pro snídani se stravné krátí o 25 %, pro oběd a večeři o 35 % příslušné sazby.

Zaměstnavatel může ve vnitřní směrnici stanovit vyšší sazby stravného, než jsou minimální sazby dané vyhláškou. V takovém případě je však nutné počítat s tím, že rozdíl mezi zákonným limitem a skutečně vyplacenou částkou nebude daňově uznatelným nákladem. Pro optimalizaci daňových nákladů je proto vhodné nastavit systém vyplácení stravného tak, aby co nejvíce odpovídal zákonným limitům při zachování motivačního efektu pro zaměstnance.

Kalkulace stravného při kombinovaných cestách

Při pracovních cestách, které kombinují tuzemské a zahraniční části, je nutné věnovat zvláštní pozornost správné kalkulaci stravného. V praxi se často setkáváme se situacemi, kdy zaměstnanec během jednoho dne cestuje jak po České republice, tak i v zahraničí. V takových případech je třeba postupovat podle specifických pravidel stanovených zákoníkem práce.

Základním principem je rozdělení dne na tuzemskou a zahraniční část. Pokud zaměstnanec překročí hranice České republiky, případně nastoupí na palubu letadla směřujícího do zahraničí, začíná mu vznikat nárok na zahraniční stravné. Pro správný výpočet je klíčové přesně zaznamenat časy překročení hranic nebo odletu a příletu letadla. Doba strávená na palubě letadla se považuje za dobu strávenou v cílové zemi, pokud se jedná o přímý let.

Výpočet kombinovaného stravného se provádí tak, že se nejprve určí celková doba trvání pracovní cesty v daném kalendářním dni. Následně se rozdělí na tuzemskou a zahraniční část. Pro tuzemskou část se aplikují sazby platné pro tuzemské stravné, zatímco pro zahraniční část se použijí příslušné zahraniční sazby stanovené vyhláškou Ministerstva financí. Je důležité si uvědomit, že při kombinované cestě může dojít ke krácení jak tuzemského, tak zahraničního stravného.

V případě poskytnutí bezplatného jídla během zahraniční části pracovní cesty se zahraniční stravné krátí o příslušnou hodnotu. Standardně se stravné krátí o 25 % za snídani, 40 % za oběd a 40 % za večeři. Pokud bylo poskytnuto bezplatné jídlo během tuzemské části cesty, krátí se tuzemské stravné obdobným způsobem. Zaměstnavatel může ve vnitřní směrnici stanovit vyšší procento krácení, nikdy však nesmí jít pod zákonné minimum.

Pro správnou kalkulaci je nezbytné vést si podrobný itinerář cesty včetně všech časů překročení hranic a poskytnutých jídel. V praxi se osvědčilo používat specializované aplikace nebo tabulkové kalkulátory, které automaticky počítají výši stravného při kombinovaných cestách. Tyto nástroje významně snižují riziko chyb při výpočtu a šetří čas při zpracování cestovních náhrad.

Zaměstnavatel musí také zohlednit případy, kdy zaměstnanec během jednoho dne navštíví více zemí. V takovém případě se zahraniční stravné počítá podle země, ve které zaměstnanec strávil v daném dni nejvíce času. Pokud stráví stejný počet hodin ve více zemích, použije se sazba té země, která je pro zaměstnance výhodnější. Tento princip se nazývá pravidlo nejvýhodnější země a je důležité ho správně aplikovat při výpočtu stravného.

Doklady potřebné k vyúčtování stravného

Pro správné vyúčtování stravného při pracovní cestě je nezbytné mít všechny potřebné doklady v pořádku a kompletní. Základním dokumentem je vždy cestovní příkaz, který musí být řádně vyplněn a podepsán jak zaměstnancem, tak odpovědnou osobou před zahájením pracovní cesty. V tomto dokumentu musí být jasně uvedeny všechny podstatné náležitosti, jako je datum a čas zahájení cesty, místo jednání, účel cesty a předpokládaný návrat.

Nedílnou součástí vyúčtování jsou také doklady prokazující délku trvání pracovní cesty. V případě použití hromadné dopravy se jedná především o jízdenky či letenky, které musí obsahovat datum a čas odjezdu i příjezdu. Při použití služebního vozidla je nutné doložit knihu jízd s uvedením počátečního a konečného stavu tachometru, času odjezdu a příjezdu.

Pro stanovení správné výše stravného je klíčové přesné určení doby trvání pracovní cesty. Zaměstnanec musí v cestovním příkazu uvést přesné časy překročení hranic jednotlivých států v případě zahraniční pracovní cesty, nebo časy příjezdu a odjezdu v rámci tuzemské pracovní cesty. Tyto údaje musí být podloženy příslušnými doklady, jako jsou například hraniční přechody zaznamenané v knize jízd nebo na letenkách.

V případě, že zaměstnavatel poskytl zaměstnanci během pracovní cesty bezplatné jídlo, je nutné tuto skutečnost také náležitě zdokumentovat. Může se jednat o potvrzení o zajištění stravy v rámci konference, školení nebo ubytování. Tato informace je důležitá pro správný výpočet krácení stravného dle zákoníku práce.

K vyúčtování je také potřeba přiložit veškeré doklady související s ubytováním. Hotelové účty či faktury musí obsahovat identifikační údaje ubytovacího zařízení, datum pobytu, cenu za ubytování a případně informaci o poskytnuté snídani. Všechny tyto doklady musí být čitelné a obsahovat náležitosti daňového dokladu.

Pro zahraniční pracovní cesty je navíc nutné doložit doklady o směně valut nebo použití platební karty v zahraničí. Tyto doklady slouží pro stanovení správného kurzu pro přepočet zahraničního stravného. V případě použití soukromé platební karty je třeba doložit výpis z účtu prokazující skutečný kurz použitý při transakci.

Zaměstnavatel může po zaměstnanci požadovat také další podpůrné dokumenty, jako jsou pozvánky na jednání, prezenční listiny, zápisy z jednání nebo zpráva z pracovní cesty. Tyto dokumenty slouží jako důkaz o skutečném průběhu a účelu pracovní cesty. Všechny doklady musí být předloženy v originále nebo jako ověřené kopie, pokud to zaměstnavatel vyžaduje.